Gestionar bien el tiempo no es hacer una lista de actividades y luego ir tachándolas a medida que se completan.
Si alguna vez has sentido que:
- ¿Te faltan horas en el día para completar tus actividades?
- ¿No alcanzas tus metas sin importar lo mucho que te esfuerces?
- ¿Existen demasiadas tareas, personas y actividades que necesitan de tu atención?
Realmente necesitas seguir leyendo este artículo.
El tiempo es lo único que no puedes malgastar, porque nunca lo recuperas, cada minuto cada hora mal empleada es tiempo de tu vida que has arrojado a la basura, no puedes administrar el tiempo porque siempre vas a tener las mismas horas y los mismos minutos, pero si puedes gestionar tus actividades y el cómo utilizar tu tiempo.
Stephen Covey comparte en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva” el increíble secreto detrás de la gestión del tiempo, el cual menciona, que existen 4 cuadrantes que influyen en la acción que vamos a realizar dependiendo de la importancia y urgencia de la tarea, por lo que podremos definir y revisar nuestras prioridades antes de hacer cualquier otra cosa.
Los cuadrantes de Stephen Covey sencillamente son una matriz, un modelo compuesto por cuatro secciones. Cada una de ellas representa una determinada categoría de prioridad en las tareas. Al mismo tiempo, cada cuadrante incluye un conjunto de actividades que deben gestionarse de manera diferente.
CUADRANTE I. Importante-Urgente
Es en el que nos movemos cada día, donde producimos, aplicamos nuestra experiencia. Son asuntos que reclaman nuestra atención inmediata. Algunas actividades son importantes, pero las hemos ido postergando tanto, o no las hemos planificado lo suficiente, que se han convertido ya en urgentes, surgiendo así una crisis. Se trata de problemas apremiantes, proyectos con fecha límite, reuniones… cuanto más nos centramos en éste cuadrante, más nos domina y nos deja menos margen de maniobra. Es el cuadrante del estrés y del agotamiento.
CUADRANTE II. Importante-No Urgente
El cuadrante de la calidad, donde planificamos a largo plazo, nos anticipamos y prevenimos los problemas, incrementamos nuestras habilidades y nos proporciona un desarrollo continuo. En él invertimos en escuchar y en nuestras relaciones con los demás, permitiéndonos incrementar nuestras capacidades de ejecución. Es el cuadrante del liderazgo personal, de la previsión y preparación: nosotros actuamos sobre él. Nos da el poder de generar capacidad. Es en este cuadrante donde deberás enfocar la mayor parte de tu tiempo.
CUADRANTE III. No Importante-Urgente
El cuadrante del engaño. Aquí pasamos la mayor parte del tiempo (a veces creyendo equivocadamente que se trata de actividades del cuadrante I). Suelen ser actividades que sirven para satisfacer las prioridades y expectativas de los demás. Aquí están las llamadas, interrupciones, reuniones, correos, informes. Estas actividades son obstáculos que se interponen entre tus objetivos y tú. Si es posible delegar o reprogramar estos elementos, hazlo.
CUADRANTE IV. No importante-No Urgente
El cuadrante del desperdicio a donde nos solemos escapar para huir del agobio que nos produce el cuadrante I y III. Implica un deterioro sin consistencia, no vale ni aporta nada: tareas triviales como le correo spam, publicidad, café, pausas, conversaciones intrascendentes. las actividades en este cuadrante no aportan ningún valor a nuestra vida, todas las actividades en este cuadrante no son más que distracciones y hay que evitar encontrarnos aquí a como dé lugar.
Si se descuidan las actividades del cuadrante II, los problemas aumentan debido a que las actividades del cuadrante I (urgentes e importantes) crecen, por lo que terminarás agotado y con altos niveles de estrés, en cambio, si te ocupas de las actividades del cuadrante II (importantes no urgentes) sólo quedarán en el cuadrante I los imprevistos. Los cuadrantes III y IV son nuestra fuente de tiempo para cumplir con el cuadrante II, entre menos tiempo dediquemos a los cuadrantes III y IV, mayor tiempo tendremos para realizar las actividades del cuadrante II.
Stephen Covey también menciona las consecuencias que provoca el dedicar una mayor cantidad de tiempo a cada sector, por lo que si dedicas más tiempo al:
Cuadrante 1: Sentirás estrés, agotamiento, sensación de “apaga fuegos”
Cuadrante 2: Sentirás felicidad, desarrollo personal, tranquilidad
Cuadrante 3: Sentirás que realizas planes sin sentido, que no haces nada bien
Cuadrante 4: Sentirás falta de control, irresponsabilidad total, nada de motivación
El poder gestionar tu tiempo de la mejor manera posible significa que debes guiarte en estos cuadrantes día a día, por lo que debe volverse un hábito para ti hacer esto, sólo así podrás ver realmente los cambios en tu vida personal y laboral, lo que repercutirá en tus finanzas.